Pour beaucoup de dirigeants, le "test" du télétravail à grande échelle, forcé par la crise sanitaire, s'avère très concluant pour leur entreprise ! Si bien qu'ils envisagent désormais d'intégrer cette pratique dans leur organisation sur le long terme.
L'une des premières réflexions qui émergent alors dans l'esprit d'un bon gestionnaire d'entreprise est : "Puis-je faire des économies grâce au télétravail ?"
Réduire les charges fixes : l'option souvent considérée de prime abord est de diminuer la surface des locaux, tout simplement ! On redimensionne les espaces de travail, proportionnellement au flux réduit de collaborateurs désormais présents chaque jour. Cela passe nécessairement par le retrait d'attribution des bureaux, pour en proposer un usage libre à tous. Par exemple, si seuls 2/3 des équipes habituelles se trouvent présents chaque jour, on peut alors supprimer 1 bureaux sur trois, ainsi que l'espace qui lui est associé... Le reste des bureaux servant à tour de rôle l'ensemble des collaborateurs. C'est le modèle de "bureaux partagés" nommés différemment selon les entreprises qui l'on déjà adopté : "bureau volant", "clean desk", "bureau tournant" etc... Cela permet d'optimiser l'utilisation de l'espace, du mobilier et des équipements, etc., et peut constituer une certaine économie de charges fixes pour les locataires ainsi que les propriétaires occupants en mesure de "louer" l'espace récupéré.
Mais la réduction de charges fixes est-elle la meilleure possibilité offerte par l'adoption du télétravail ? En effet, si cela correspond à la meilleure façon de faire des économies à court terme, cela ne permet pas le renouveau de l'environnement de travail en présentiel, et son adaptation aux nouveaux besoins et usages... C'est en quelque sorte limiter la transformation de l'entreprise à la simple adoption du télétravail, avec notamment, les risques suivants :
Perte d'attractivité des locaux à moyen termes : les collaborateurs auront pu expérimenter en télétravail des environnements type co-working ou même à domicile beaucoup plus confortables, ou inspirants.
Appauvrissement de l'expérience collective du travail dans l'entreprise : la qualité de l'expérience proposée par les locaux aura d'autant plus d'importance pour la cohésion et l'esprit d'équipe que les collaborateurs y passeront moins de temps.
Désengagement des collaborateurs : du fait de la perte de sens et de l'envie "d'aller au travail".
Ainsi la mise en place à grande échelle du télétravail ne peut se faire de façon superficielle, sans risque. Elle doit être accompagnée d'une transformation plus profonde de l'organisation de l'entreprise et de son environnement de travail physique.
Investir (à moindre coût) pour l'avenir : Ce qui est heureux, c'est justement que la réduction du flux de collaborateurs présents au quotidien dans les locaux, grâce au télétravail, permet de réinvestir l'espace globalement libéré. Il peut ainsi être réaménagé différemment pour créer un environnement de travail nouveau, inspirant et très attractif. Et ce, sans nécessiter l'acquisition de surface supplémentaire. Ainsi, l'adoption du télétravail présente naturellement une opportunité de financer l'amélioration de l'Expérience collaborateurs, par la refonte de l'espace de travail. Nouveaux espaces collaboratifs, mixité des environnements de travail, salles d'innovations et de développement personnel... La possibilité est offerte de transformer les locaux de l'entreprise tels une charge, en "actifs" de l'entreprise qui majorent la performance et réduisent intrinsèquement les coûts liés au désengagement des collaborateurs (aujourd'hui estimés à plus de 12 000€/salariés par an, en France).
Ainsi, une option à considérer serait d'optimiser aujourd'hui sa surface de locaux en la réaménageant, pour économiser sur le désengagement au travail et gagner en performance demain...
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